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Google Docs

Google Docs brings your documents to life with smart editing and styling tools to help you easily format text.

Basics
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Tips & Tricks
BASICS
What can you do with Google Docs?

Create and simultaneously edit text documents with your team, right in your browser.

Write reports, create joint project proposals, keep track of meeting notes, and more. All changes are saved automatically.

1. Edit and add styles to your text.
Edit and add styles in Google Docs
2. Work with different versions and copies of your Document.

Make a copy: Create a duplicate of your document.

Download as: Download your document in other formats, such as Microsoft Word or Adobe PDF.

Email as attachment: Send a copy of the document to people. You can change the format.

Version history: See all the changes you and others have made to the document or revert to earlier versions.

Publish to the web: Publish a copy of your document as a webpage, or embed your document in a website.

Work with different versions of your Google Docs.
3. Enhance your document by adding features.

Image: Insert an image from your computer, the web, Drive, and more.

Table: Select the number of columns and rows to create a table.

Drawing: Create pictures, flowcharts, diagrams, and more.

Link: Add a link to a webpage or a header or bookmark in your document.

Chart: Add different types of charts, or add a chart from Sheets.

Bookmark: Add shortcuts to specific places within your document.

Table of contents: Create an autogenerated table of contents that links to each heading (where you’ve applied heading styles).

Enhance your Google Docs by adding features.
4. click share to share your document and then choose what collaborators can do. They'll also receive an email notification.
Share your Google Docs
5. COLLABORATE WITH YOUR TEAM IN REAL TIME.
Collaborate with your team in real time.
TIPS & TRICKS

How do insert and edit charts?

Help people visualize data in a presentation or document by adding charts from Google Sheets.

Because your chart is linked to your Sheets data, your presentation or document updates with the click of a button.

English

Puedes añadir gráficos de Google Sheets a tus presentaciones o documentos.

Como el gráfico está conectado a los datos de Google Sheets, la presentación o el documento se actualizan haciendo clic en un botón.

Español

How do I publish files as web pages?

Webpages are an easy way to share information with large audiences—everyone can see them, and you can control when updates are released to the public. Do the same with Google Docs, Sheets, and Slides—publish a copy of your file as a distinct, lightweight webpage.

Important: Publishing a file makes it visible to everyone on the web. Be careful when publishing private or sensitive information.

Examples

  • Let more than 100 people view your Docs, Sheets, and Slides files at the same time. For additional considerations, see Share files from Google Drive.
  • Host webpages without buying a domain.
  • Make all the edits you want in the source file without changing what your audience sees; you choose when to make your changes live.
  • Show flyers, press releases, and other collateral to the general public without allowing access to the source material.

English

Las páginas web son un medio sencillo de compartir información con muchas personas: todo el mundo puede verlas y tú controlas cuándo se actualizan con acceso al público. Si quieres hacer lo mismo con archivos de Google Docs, Google Sheets y Google Slides, solo tienes que publicar una copia del archivo como una página web.

Importante: Al publicar un archivo, cualquier persona que navegue por Internet podrá verlo, por lo que debes tener cuidado a la hora de publicar información privada o sensible. 

Español

How do I share a file publicly?

You can make files available to the public on the internet. You can choose whether people can only view the file, or if they can comment or make changes to it.

If more than 100 people will view your file at the same time, you may want to publish it as a web page instead.

Note: Search engines, archive bots, or other users might store data that you share on the internet. Make sure you’re comfortable sharing documents publicly.

English

Puedes publicar archivos al Internet. También tienes la opción de determinar si los usuarios solo pueden ver los archivos que compartes, si pueden crear comentarios o si pueden editarlos.

Si más de 100 personas van a ver tu archivo al mismo tiempo, en vez de compartirlo, puedes publicarlo como página web.

Nota: Es posible que los buscadores, bots y otros usuarios almacenen los datos que compartas en Internet. Asegúrate de compartir públicamente solo el contenido que quieres.

Español

How do I add Keep notes to documents?

Work with Google Keep notes right from Google Docs. You can add a text or image note from Keep to a document. And likewise, you can add a note to Keep using content from a document.

English

Trabaja con notas de Google Keep directamente en Google Docs. Puedes añadir una nota de texto o de imagen desde Keep a un documento. Del mismo modo, puedes utilizar el contenido de un documento para añadir notas a Keep.

Español

How do I type with my voice?

Using Chrome, type, edit, and format documents by speaking in Google Docs. Anything you say turns into text.

Examples

  • On the go and unable to type? Say your notes, edits, and feedback to add them to documents.
  • Use voice commands to change font styles, add tables, insert links, and more.

English

Utilizando Chrome, escribe, edita y da formato a los documentos mediante tu voz en Google Docs. Todo lo que digas se convertirá en texto.

Ejemplos

  • Dicta notas, modificaciones y comentarios para que se añadan a los documentos.
  • Usa comandos de voz para cambiar estilos de fuente, añadir tablas, ingresar enlaces, etc.

How do I add citations to my document?

Adding citations and a bibliography to documents can be time-consuming. You can quickly add these right from Google Docs using your preferred citation format (MLA, APA, or Chicago).

Note: Some autogenerated text is not translated and remains in English, for example the Bibliography title.

Examples

  • Add your sources and in-line citations to your research, papers, proposals, projects, grants, and more.
  • Automatically add a bibliography based on your added sources

English

Añadir citas y una bibliografía a los documentos puede llevar mucho tiempo. Puedes añadir estos documentos directamente desde Google Docs con el formato de cita que prefieras (MLA, APA o Chicago).

Nota: Hay partes del texto que se genera automáticamente que no se traduce y se queda en inglés (por ejemplo, el título de la bibliografía).

Ejemplos

  • Añade tus fuentes y citas a tus estudios, publicaciones, propuestas, proyectos, becas y mucho más.
  • Incorpora automáticamente una bibliografía basada en las fuentes que hayas añadido.

Español

How do I translate Docs into other languages?

Use Google Docs to translate documents written in foreign languages to a language you know.

English

Utiliza Google Docs para traducir documentos escritos en otros idiomas a un idioma que conoces.

Español

How do I space table rows and columns evenly?

As you edit and add information to tables in documents or presentations, rows and columns might become uneven. It’s easy to space table contents consistently in Google Docs and Google Slides.

English

Al editar las tablas de documentos o presentaciones, o añadir información en ellas, es posible que las filas y columnas queden con tamaños diferentes. Distribuir el contenido de una tabla de modo uniforme en Google Docs y Google Slides es muy fácil.

Español

How do I do more with add-ons and scripts?

Use ready-made add-ons to do more with Gmail and Google Docs, Sheets, Slides, and Forms. You can also create your own scripts in any of the Docs editors with Google Apps Script.

English

Con los add-ons(complementos) para usar, podrás sacar el máximo provecho de Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides y Google Forms, además de crear tus propias secuencias de comandos en cualquiera de los editores de Google Docs con Google Apps Script.

Español

How do I transfer ownership of a file?

You can transfer ownership of your Google Drive files and folders to someone else.

If you transfer ownership of a folder, you also have to transfer ownership of each file in the folder.

English

Puedes transferir la propiedad de tus archivos y carpetas de Google Drive a otra persona.

Si transfieres la propiedad de una carpeta, también tienes que transferir la de cada archivo que contenga.

Español

How do I set an expiration date for file access?

When you’re working with others, you might want to restrict their access to certain files when your projects are complete.

For files in My Drive, you can set an expiration date to limit or end access to that file.

English

Cuando trabajas con otras personas, es posible que quieras restringir su acceso a determinados archivos una vez que se hayan completado los proyectos.

Puedes establecer una fecha de caducidad en cualquier archivo de Google Drive para limitar el acceso a él.

Español

How do I restrict sharing options on Drive files?

If you’re sharing a Google Drive file that you own, which has sensitive content, you can stop people from re-sharing, downloading, printing, or copying the file or changing access permissions.

English

Si vas a compartir un archivo de Google Drive que te pertenece y que tiene contenido sensible, puedes impedir que otras personas lo compartan, descarguen, impriman o copien, o cambien los permisos de acceso.

Español

How do I mark a shared file as final?

When you finish making changes to a shared file, you can make it view only and mark it final. Previous collaborators and anyone new you share the file with will be able to view it, but they won’t be able to see the revision history, add comments, or make changes.

English

Cuando termines de hacer cambios en un archivo compartido, puedes hacer que sea de solo lectura y marcarlo como definitivo. Los compañeros que hayan trabajado en él y cualquier usuario nuevo con quien compartas el archivo podrá verlo, pero no podrán ver el historial de revisiones, añadir comentarios ni hacer cambios.

Español

How do I email collaborators?

Email collaborators right from a Google Docs, Sheets, or Slides file. If you’re working on a shared drive file, you can email all members of the shared drive at once.

Examples

  • Ask questions about a file.
  • Follow up on a conversation that’s too long for comments.
  • Add a copy of a file directly to an email.

English

Envía correos electrónicos a tus compañeros directamente desde un archivo de Google Docs, Google Sheets o Google Slides.

Ejemplos

  • Haz preguntas sobre un archivo concreto.
  • Participa en una conversación sin las limitaciones de espacio de los comentarios.
  • Adjunta una copia de un archivo a un corre o electrónico.

Español

How do I share content with a group?

Share your content—such as Google Calendar, Sites, Docs, and files stored in Google Drive—with multiple people at once using Google Groups. For example, you could create a group with the email address marketing-team@your_domain.com and add several members. You could then use the group’s email address to share a document with everyone in the group.

Note: If you add someone to your group, that person automatically gains access to content you previously shared with that group. If you remove someone from a group, that person no longer has access to any content you shared with the group.

Examples

  • Share resources and more using a single team email address, instead of multiple individual email addresses.
  • Change access permissions for everyone at once, instead of changing them for each person manually.
  • If someone leaves the team, there’s no need to search for everything you’ve ever shared with them. Just remove that person from the group, so they can’t access any previously shared group content.

English

Comparte tu contenido (por ejemplo, de Google Calendar, Sites, Documentos o archivos almacenados en Google Drive) con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección de correo electrónico equipo-marketing@tu_dominio.com y añadir varios miembros. De este modo, para compartir documentos con todos los usuarios de ese grupo, basta con que los compartas con la dirección del grupo.

Español

How do I present during a video meeting?

You can present your entire screen or a specific window in a meeting to share documents, presentations, spreadsheets, and more.

English

Durante una reunión, puedes mostrar la pantalla completa o solo una ventana determinada para enseñar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, y más.

Español

How do I create automatic outlines in Docs?

Navigating long documents can be time-consuming and difficult. Google Docs automatically outlines your document so you can jump between sections. You can then edit the outline as necessary.

English

Navegar documentos largos puede ser difícil y llevar mucho tiempo. En Google Docs puedes crear esquemas de tus documentos automáticamente para saltar de una sección a otra. También puedes modificar los esquemas a tu gusto.

Español

How do I add flowcharts and diagrams to files?

Flowcharts and diagrams make difficult concepts easy to understand. Create them right in your browser with Google Drawings, no software needed.

Examples

  • Map a summary of your brainstorming ideas
  • Add visual representations of concepts to your reports and presentations
  • Create an organization chart in Google Sites

English

Los flujogramas y diagramas permiten explicar los conceptos difíciles de forma muy sencilla. Puedes crearlos directamente en el navegador con Google Drawings; no necesitas ningún software adicional.

Ejemplos

  • Resume los puntos tratados en una sesión de intercambio de ideas
  • Añade representaciones visuales de los conceptos a informes y presentaciones
  • Crea diagramas para añadirlos a tus Google Sites

Español

How do I add and edit images?

You don’t have to switch to another application or own additional software to create great images for your documents and presentations. Crop, recolor, and more right in Google Docs and Google Slides. Or, get suggestions for relevant images based on your content, and add them to your document or presentation.

English

Para crear imágenes que podrás utilizar en tus documentos y presentaciones no necesitas cambiar a otra aplicación o disponer de software adicional. Puedes recortar las imágenes, cambiar sus colores y editarlas de muchas formas más directamente desde Google Docs y Google Slides. También puedes recibir sugerencias de imágenes adecuadas a tu contenido, que después podrás añadir a tu documento o presentación.

Español

How do I use shortcuts to create new files?

Constantly creating new files in Google Docs, Sheets, Slides, and Forms? Skip the multiple clicks and use a shortcut URL instead.

English

¿Creas Google Docs, Google Sheets, Google Slides y Forms con mucha frecuencia? En lugar de hacer varios clics, utiliza un URL corta para agilizar el proceso.

Español

How do I share links to PDF versions of my files?

Sometimes people prefer Adobe PDF files because they’re easy to print, download, and open in existing programs.

If you’re working in Google Docs or Google Sheets, there’s no need to convert your files to PDFs every time you want to share them.

Instead, send a link to a PDF version of your file.

Benefits

  • You don’t have to re-share PDFs or update PDF links if you change the source file. The link always goes to the most recent version.
  • Save email storage space and avoid attachment size limits.
  • You don’t need multiple versions of your files, such as PDF and a source file—all the versions are stored in a single file.

English

Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados.

Si estás trabajando en Google Docs o Google Sheets, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.

En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.

Ventajas

  • Si cambias el archivo original, no hace falta volver a compartir los archivos PDF ni actualizar los enlaces que llevan a ellos: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
  • Ahorras espacio y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
  • No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.

Español

How do I share “Make a copy” links to my files?

Want to let people make copies of your Google Docs, Sheets, Slides, or Drawings files with a single click? Just make a simple change in the link you share.

Examples

  • Create templates for files, such as Docs proposals, Sheets project plans, Slides pitch decks, Drawings flowcharts, and more.
  • Allow classmates to create personal copies of your files—such as presentations, reports, or designs they like—so they can adjust it for their own purposes.

English

¿Quieres que otras personas puedan hacer copias de tus archivos de Google Docs, Google Sheets, Google Slides o Google Drawings con solo un clic? Bastará con hacer un cambio muy sencillo en el enlace que compartes.

Ejemplos

  • Crea plantillas para archivos, como, por ejemplo, propuestas de Google Docs, planes de proyecto de Google Sheets, propuestas de Google Slides, flujogramas de Google Drawings, y más.
  • Permite a tus compañeros crear copias personales de tus archivos, como presentaciones, informes o diseños que les gusten. Después, podrán adaptarlas como más les convenga.

Español

How do I check or revert to earlier file versions?

In the past, you might have kept multiple drafts of your files in case you needed to refer or switch to earlier versions. Google Drive keeps all your drafts in one file. You can easily view or restore earlier versions.

Examples

  • View, delete, download, or revert to previous versions any time.
  • Access any version of your file anytime, from any device.
  • Keep your folders clean—there’s no need to keep multiple drafts of your files anymore.

English

Antes, es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.

Ejemplos

  • Consulta, elimina, descarga o cambia a versiones anteriores cuando quieras.
  • Accede a cualquier versión de un archivo en el momento que quieras y desde cualquier dispositivo.
  • Mantén tus carpetas bien organizadas; ya no necesitas aguardar varios borradores de tus archivos.

Español

How do I see changes in Drive files & folders?

If you’re collaborating with several people on a single file, it can be difficult to pinpoint who made certain changes and when. Keep track of changes in shared files by identifying changes and who made them. You can also revert to a previous version.

English

Si trabajas con varias personas en un archivo, puede resultar difícil identificar quién ha hecho determinados cambios y cuándo. Maneja los cambios en los archivos compartidos al identificar los cambios y saber quién los ha realizado. También puedes volver a una versión anterior.

Español

How do I create document templates?

Creating the same types of files over and over can be time-consuming. Save time with templates in Google Docs, Sheets, Slides, or Forms. You can choose an existing template or create your own.

Examples

  • Create eye-catching resumes, brochures, or newsletters instantly using Google Docs.
  • Promote your club by creating branded templates for documents, such as proposals and reports, using any of the Docs editors.
  • Add signatures to an agreement, flowcharts to a process document, import metrics into a spreadsheet, and more with add-ons.

English

Crear los mismos tipos de archivos una y otra vez puede llevar mucho tiempo. Ahorra tiempo con las plantillas disponibles en Google Docs, Google Sheets, Google Slides o Google Forms. Puedes elegir una plantilla actual o crear una personalizada.

Ejemplos

  • Crea currículos, folletos o boletines informativos con Google Docs.
  • Para promocionar tu club, crea plantillas con la marca de tu club y utilízalas en documentos, como propuestas e informes, mediante cualquier editor de Google Docs.
  • Añade firmas a un contrato o flujograma a un documento de procesos y realiza muchas más operaciones con add-ons(complementos).

Español

How do I access stored Drive files offline?

Chrome Browser only.

Internet outages shouldn’t prevent you from working in Google Drive.

Set up offline access so you can view and edit your files any time.

Examples

  • Work on the go, even if you don’t have internet access.
  • Edit Google Docs, Sheets, Slides, and more during internet outages

English

Quedarte sin conexión a Internet no debería impedirte trabajar en Google Drive.

Configura el acceso sin conexión para ver y editar tus archivos cuando quieras.

Ejemplos

  • Trabaja mientras estés de viaje, incluso sin acceso a Internet.
  • Edita Google Docs, Google Sheets, Google Slides, y más mientras estés sin conexión.

Español

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