Google Drive – My CUHSD

My CUHSD

Google Drive

Store, share, and access your files and folders from any mobile device, tablet, or computer.

Basics

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Tips & Tricks

Keep all your work in one secure place with online file storage.

After you store your files in Google Drive, you can share them with others and access them on any computer, smartphone, or tablet. When you change or delete a file stored in one of these locations, Drive makes the same change everywhere else so you don’t have to.

1. Click New to...

Upload any file (such as Microsoft Outlook files, Adobe PDF files, and videos) or folder from your computer.
Create new documents right in your browser.

2. Work with files stored in Drive.

3. Share your files by clicking share and then choose what collaborators can do.

4. Add shared files to My Drive.

Note: When you move a shared file to My Drive, it only moves the file in your view, not in anyone else’s.

5. Access your files from any device.

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Google Drive Tips & Tricks

How do I search for image files by description?

Search for images you’ve stored in Google Drive by describing or naming what’s in them. You can also search for text in PDFs and images you’ve stored in Drive.

For example, searching for “Mount Everest” in Drive shows all of your stored Mount Everest photos and any documents that contain text about Mount Everest. The file name doesn’t even have to match the image.

Busca imágenes que hayas guardado en Google Drive proporcionando descripciones o nombrando los elementos que contienen. También puedes buscar texto en archivos PDF e imágenes que hayas guardado en Drive.

Por ejemplo, si buscas “Monte Everest” en Drive, verás todas las fotos del Monte Everest que tengas guardadas y todos los documentos que contengan texto sobre Monte Everest. Ni siquiera es necesario que el nombre de archivo coincida con la imagen.

How do I scan files as PDFs with my phone?

Android devices only

Need a PDF of a physical document, but can’t find a scanner?

Just scan it with your Google Drive app and your smartphone’s camera.

Examples

Scan homework assignments, projects, and other important documents on the go.
Create instant PDFs of your paper documents.
Keep virtual records of all your paperwork that you can access from any device.

Solo dispositivos Android

¿Necesitas un PDF de un papel, pero no tienes a mano un escáner?

Puedes usar la aplicación Google Drive y la cámara de tu smartphone.

Ejemplos

Escanea tus tareas, tus proyectos y otros documentos importantes.
Crea PDFs al instante de tus documentos.
Guarda registros virtuales de todos tus documentos impresos para acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

How do I show resolved comments in Drive preview?

With Google Drive, you can show or hide any resolved comments on Microsoft Office and Adobe PDF files, images, and other files, directly in Drive preview.

Note: To show or hide resolved comments, there must be at least one active comment and one resolved comment or unanchored comment.

Con Google Drive, puedes mostrar u ocultar los comentarios resueltos de documentos de Microsoft Office y Adobe PDF, imágenes y otros archivos directamente en la vista previa de Drive.

Nota: Para mostrar u ocultar los comentarios resueltos, debe haber al menos un comentario activo y uno no resuelto o no anclado.

How do I get notified if a file is shared with me?

Chrome Browser only

Turn on notifications in Google Drive so you know when people share files with you or mention you in a comment.
Notifications appear in Chrome Browser. On Android devices, notifications also appear in your Google Docs, Sheets, and Slides apps.

Solo en el navegador Chrome

Activa las notificaciones en Google Drive para saber cuándo alguien comparta archivos contigo o te mencione en un comentario.
Las notificaciones aparecen en el navegador Chrome. En los dispositivos Android, las notificaciones también aparecerán en las aplicaciones Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

How do I find files and folders with shortcuts?

Shortcuts can make it easier for you and your team to find and organize files and folders in Google Drive. A shortcut is a link that references another file or folder. You can use them in My Drive or a shared drive.

Anyone with access to the file, folder, or shared drive can see a shortcut, but it doesn’t mean they can open it. You need to give people access to the original file, not the shortcut.

Examples

If a file or folder that you use frequently is several levels down in a hierarchy, create a shortcut and put it at a top level in Drive to access it quickly.
If your team works in different folders and you want to access the same file from several folders, create a shortcut to the file in the folders.

Al utilizar accesos directos, tú y tu equipo pueden buscar y organizar los archivos y carpetas en Google Drive de forma más sencilla. Los accesos directos son enlaces que te llevan a un archivo o una carpeta. Puedes utilizarlos en My Drive o en un Drive compartido.

Cualquier persona con acceso al archivo, la carpeta o el Drive compartido puede ver el acceso directo correspondiente, pero no significa que pueda abrirlo. Para que puedan abrirlo debes darles acceso al archivo original, no al acceso directo.

How do I find and act on unresolved comments?

You can search in Google Drive to find and act on unresolved comments that are assigned to you.

En Google Drive puedes buscar comentarios sin resolver que te hayan asignado y tomar acción.

How do I complete PDF forms using a mobile device?

Instead of printing an Adobe PDF form, filling it out by hand, and re-uploading it, just use the Google Drive app and enter text directly in the PDF form. You can save your updates as a new version or a copy.

Examples

Complete business invoices
Register for an event
Fill out legal documents

En lugar de imprimir un formulario en formato PDF de Adobe, llenarlo a mano y volver a subirlo, solo tienes que utilizar la aplicación Google Drive para editar el documento directamente. Puedes guardar los cambios como una versión nueva o una copia.

Ejemplos

Complete facturas de negocio
Regístrate para un evento
Completa documentos oficiales

How do I see who’s editing a Microsoft Office file?

Avoid version conflicts when you’re editing Microsoft Office files. With real-time presence, you can see if someone else is editing a Microsoft Word, Excel, or PowerPoint file that’s stored in Drive File Stream.

Notes:

Real-time presence is automatically turned on in Drive File Stream. If someone turns it off, you won’t see if that person is in a file.
Before you can use real-time presence with Apple Mac, you must change your system permissions. See Instructions.
Real-time presence works with Office 2010 or later versions.

Evita conflictos entre cuando edites archivos de Microsoft Office. Con real-time presence, puedes ver si otra persona está editando un archivo de Microsoft Word, Excel o PowerPoint almacenado en Drive File Stream.

Notas:

Real-time presence se activa automáticamente en Drive File Stream. Si alguien la desactiva, no podrás ver si esa persona está trabajando en un archivo.
Para poder usar real-time presence con Apple Mac, primero debes cambiar los permisos del sistema. Consulta las instrucciones.
Real-time presence funciona con Office 2010 o versiones posteriores.

How do I work with Microsoft Office files?

In Google Workspace, you can still work with Microsoft Office files, even if you don’t have Office installed.

You can:

Add Office files to Google Drive.
Keep your files in Microsoft format, even if you no longer have Office.
Convert Office documents and Adobe PDF files to Google Docs, Sheets, or Slides.
Work in Office and save changes to Drive.
Comment on Office files in Drive preview.
Email copies of Docs, Sheets, or Slides files in a Microsoft format.

En G Suite, puedes trabajar con archivos de Microsoft Office aunque no tengas este paquete de servicios instalado.

Puedes:

Añadir archivos de Office a Google Drive.
Mantener los archivos con el formato de Microsoft aunque ya no tengas Office.
Convertir documentos de Office y archivos PDF de Adobe a Google Docs, Google Sheets o Google Slides.
Trabajar en Office y guardar los cambios en Drive.
Crear comentarios en archivos de Office en la vista previa de Drive.
Enviar por correo electrónico copias de archivos de Google Docs, Google Sheets o Google Slides con un formato de Microsoft.

How do I use Priority to quickly access files?

Once you add important or frequently accessed files to a workspace in Drive Priority, you can set Priority to be your homepage. That way, you can see these files as soon as you open Google Drive.

Si añades archivos importantes o que usas con frecuencia a un espacio de trabajo en Priority, puedes convertir esa vista a tu página principal. Así puedes tener a mano esos archivos al abrir Google Drive.

How do I share a file publicly?

You can make files available to the public on the internet. You can choose whether people can only view the file, or if they can comment or make changes to it.

If more than 100 people will view your file at the same time, you may want to publish it as a web page instead.

Note: Search engines, archive bots, or other users might store data that you share on the internet. Make sure you’re comfortable sharing documents publicly.

Puedes publicar archivos al Internet. También tienes la opción de determinar si los usuarios solo pueden ver los archivos que compartes, si pueden crear comentarios o si pueden editarlos.

Si más de 100 personas van a ver tu archivo al mismo tiempo, en vez de compartirlo, puedes publicarlo como página web.

Nota: Es posible que los buscadores, bots y otros usuarios almacenen los datos que compartas en Internet. Asegúrate de compartir públicamente solo el contenido que quieres.

How do I translate Docs into other languages?

Use Google Docs to translate documents written in foreign languages to a language you know.

Utiliza Google Docs para traducir documentos escritos en otros idiomas a un idioma que conoces.

How do I transfer ownership of a file?

You can transfer ownership of your Google Drive files and folders to someone else.

If you transfer ownership of a folder, you also have to transfer ownership of each file in the folder.

Puedes transferir la propiedad de tus archivos y carpetas de Google Drive a otra persona.

Si transfieres la propiedad de una carpeta, también tienes que transferir la de cada archivo que contenga.

How do I set an expiration date for file access?

When you’re working with others, you might want to restrict their access to certain files when your projects are complete.

For files in My Drive, you can set an expiration date to limit or end access to that file.

Cuando trabajas con otras personas, es posible que quieras restringir su acceso a determinados archivos una vez que se hayan completado los proyectos.

Puedes establecer una fecha de caducidad en cualquier archivo de Google Drive para limitar el acceso a él.

How do I restrict sharing options on Drive files?

If you’re sharing a Google Drive file that you own, which has sensitive content, you can stop people from re-sharing, downloading, printing, or copying the file or changing access permissions.

Si vas a compartir un archivo de Google Drive que te pertenece y que tiene contenido sensible, puedes impedir que otras personas lo compartan, descarguen, impriman o copien, o cambien los permisos de acceso.

How do I mark a shared file as final?

When you finish making changes to a shared file, you can make it view only and mark it final. Previous collaborators and anyone new you share the file with will be able to view it, but they won’t be able to see the revision history, add comments, or make changes.

Cuando termines de hacer cambios en un archivo compartido, puedes hacer que sea de solo lectura y marcarlo como definitivo. Los compañeros que hayan trabajado en él y cualquier usuario nuevo con quien compartas el archivo podrá verlo, pero no podrán ver el historial de revisiones, añadir comentarios ni hacer cambios.

How do I email collaborators?

Email collaborators right from a Google Docs, Sheets, or Slides file. If you’re working on a shared drive file, you can email all members of the shared drive at once.

Examples

Ask questions about a file.
Follow up on a conversation that’s too long for comments.
Add a copy of a file directly to an email.

Envía correos electrónicos a tus compañeros directamente desde un archivo de Google Docs, Google Sheets o Google Slides.

Ejemplos

Haz preguntas sobre un archivo concreto.
Participa en una conversación sin las limitaciones de espacio de los comentarios.
Adjunta una copia de un archivo a un corre o electrónico.

How do I share content with a group?

Share your content—such as Google Calendar, Sites, Docs, and files stored in Google Drive—with multiple people at once using Google Groups. For example, you could create a group with the email address marketing-team@your_domain.com and add several members. You could then use the group’s email address to share a document with everyone in the group.

Note: If you add someone to your group, that person automatically gains access to content you previously shared with that group. If you remove someone from a group, that person no longer has access to any content you shared with the group.

Examples

Share resources and more using a single team email address, instead of multiple individual email addresses.
Change access permissions for everyone at once, instead of changing them for each person manually.
If someone leaves the team, there’s no need to search for everything you’ve ever shared with them. Just remove that person from the group, so they can’t access any previously shared group content.

Comparte tu contenido (por ejemplo, de Google Calendar, Sites, Documentos o archivos almacenados en Google Drive) con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección de correo electrónico equipo-marketing@tu_dominio.com y añadir varios miembros. De este modo, para compartir documentos con todos los usuarios de ese grupo, basta con que los compartas con la dirección del grupo.

How do I share links to PDF versions of my files?

Sometimes people prefer Adobe PDF files because they’re easy to print, download, and open in existing programs.

If you’re working in Google Docs or Google Sheets, there’s no need to convert your files to PDFs every time you want to share them.

Instead, send a link to a PDF version of your file.

Benefits

You don’t have to re-share PDFs or update PDF links if you change the source file. The link always goes to the most recent version.
Save email storage space and avoid attachment size limits.
You don’t need multiple versions of your files, such as PDF and a source file—all the versions are stored in a single file.

Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados.

Si estás trabajando en Google Docs o Google Sheets, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.

En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.

Ventajas

Si cambias el archivo original, no hace falta volver a compartir los archivos PDF ni actualizar los enlaces que llevan a ellos: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
Ahorras espacio y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.

How do I check or revert to earlier file versions?

In the past, you might have kept multiple drafts of your files in case you needed to refer or switch to earlier versions. Google Drive keeps all your drafts in one file. You can easily view or restore earlier versions.

Examples

View, delete, download, or revert to previous versions any time.
Access any version of your file anytime, from any device.
Keep your folders clean—there’s no need to keep multiple drafts of your files anymore.

Antes, es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.

Ejemplos

Consulta, elimina, descarga o cambia a versiones anteriores cuando quieras.
Accede a cualquier versión de un archivo en el momento que quieras y desde cualquier dispositivo.
Mantén tus carpetas bien organizadas; ya no necesitas aguardar varios borradores de tus archivos.

How do I see changes in Drive files & folders?

If you’re collaborating with several people on a single file, it can be difficult to pinpoint who made certain changes and when. Keep track of changes in shared files by identifying changes and who made them. You can also revert to a previous version.

Si trabajas con varias personas en un archivo, puede resultar difícil identificar quién ha hecho determinados cambios y cuándo. Maneja los cambios en los archivos compartidos al identificar los cambios y saber quién los ha realizado. También puedes volver a una versión anterior.

How do I create document templates?

Creating the same types of files over and over can be time-consuming. Save time with templates in Google Docs, Sheets, Slides, or Forms. You can choose an existing template or create your own.

Examples

Create eye-catching resumes, brochures, or newsletters instantly using Google Docs.
Promote your club by creating branded templates for documents, such as proposals and reports, using any of the Docs editors.
Add signatures to an agreement, flowcharts to a process document, import metrics into a spreadsheet, and more with add-ons.

Crear los mismos tipos de archivos una y otra vez puede llevar mucho tiempo. Ahorra tiempo con las plantillas disponibles en Google Docs, Google Sheets, Google Slides o Google Forms. Puedes elegir una plantilla actual o crear una personalizada.

Ejemplos

Crea currículos, folletos o boletines informativos con Google Docs.
Para promocionar tu club, crea plantillas con la marca de tu club y utilízalas en documentos, como propuestas e informes, mediante cualquier editor de Google Docs.
Añade firmas a un contrato o flujograma a un documento de procesos y realiza muchas más operaciones con add-ons(complementos).

How do I access stored Drive files offline?

Chrome Browser only.

Internet outages shouldn’t prevent you from working in Google Drive.

Set up offline access so you can view and edit your files any time.

Examples

Work on the go, even if you don’t have internet access.
Edit Google Docs, Sheets, Slides, and more during internet outages

Quedarte sin conexión a Internet no debería impedirte trabajar en Google Drive.

Configura el acceso sin conexión para ver y editar tus archivos cuando quieras.

Ejemplos

Trabaja mientras estés de viaje, incluso sin acceso a Internet.
Edita Google Docs, Google Sheets, Google Slides, y más mientras estés sin conexión.

How do I send & save large attachments in Drive?

When you’re sending a file, you can add attachments in Gmail up to 25 MB-but what if you have larger files such as videos? Save these large files in Google Drive, then insert a link to the Drive or shared drive file in your email.

Note: If your recipients don’t have viewing permissions for the file, you can grant them access in Gmail before sending.

When you receive a file in Gmail, you can save a copy to Google Drive.

En Gmail, puedes enviar archivos adjuntos de hasta 25 MB, pero ¿y si necesitas archivos de un tamaño mayor, como archivos de vídeo? Para enviar un archivo de gran tamaño, guárdalo en Drive o en una unidad compartida de Google Drive e inserta un enlace a dicho archivo en el correo electornico.

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