FAQ Group: Google Drive Tips & Tricks

How do I share a file publicly?

You can make files available to the public on the internet. You can choose whether people can only view the file, or if they can comment or make changes to it.

If more than 100 people will view your file at the same time, you may want to publish it as a web page instead.

Note: Search engines, archive bots, or other users might store data that you share on the internet. Make sure you’re comfortable sharing documents publicly.

English

Puedes publicar archivos al Internet. También tienes la opción de determinar si los usuarios solo pueden ver los archivos que compartes, si pueden crear comentarios o si pueden editarlos.

Si más de 100 personas van a ver tu archivo al mismo tiempo, en vez de compartirlo, puedes publicarlo como página web.

Nota: Es posible que los buscadores, bots y otros usuarios almacenen los datos que compartas en Internet. Asegúrate de compartir públicamente solo el contenido que quieres.

Español

How do I translate Docs into other languages?

Use Google Docs to translate documents written in foreign languages to a language you know.

English

Utiliza Google Docs para traducir documentos escritos en otros idiomas a un idioma que conoces.

Español

How do I transfer ownership of a file?

You can transfer ownership of your Google Drive files and folders to someone else.

If you transfer ownership of a folder, you also have to transfer ownership of each file in the folder.

English

Puedes transferir la propiedad de tus archivos y carpetas de Google Drive a otra persona.

Si transfieres la propiedad de una carpeta, también tienes que transferir la de cada archivo que contenga.

Español

How do I set an expiration date for file access?

When you’re working with others, you might want to restrict their access to certain files when your projects are complete.

For files in My Drive, you can set an expiration date to limit or end access to that file.

English

Cuando trabajas con otras personas, es posible que quieras restringir su acceso a determinados archivos una vez que se hayan completado los proyectos.

Puedes establecer una fecha de caducidad en cualquier archivo de Google Drive para limitar el acceso a él.

Español

How do I restrict sharing options on Drive files?

If you’re sharing a Google Drive file that you own, which has sensitive content, you can stop people from re-sharing, downloading, printing, or copying the file or changing access permissions.

English

Si vas a compartir un archivo de Google Drive que te pertenece y que tiene contenido sensible, puedes impedir que otras personas lo compartan, descarguen, impriman o copien, o cambien los permisos de acceso.

Español

How do I mark a shared file as final?

When you finish making changes to a shared file, you can make it view only and mark it final. Previous collaborators and anyone new you share the file with will be able to view it, but they won’t be able to see the revision history, add comments, or make changes.

English

Cuando termines de hacer cambios en un archivo compartido, puedes hacer que sea de solo lectura y marcarlo como definitivo. Los compañeros que hayan trabajado en él y cualquier usuario nuevo con quien compartas el archivo podrá verlo, pero no podrán ver el historial de revisiones, añadir comentarios ni hacer cambios.

Español

How do I email collaborators?

Email collaborators right from a Google Docs, Sheets, or Slides file. If you’re working on a shared drive file, you can email all members of the shared drive at once.

Examples

  • Ask questions about a file.
  • Follow up on a conversation that’s too long for comments.
  • Add a copy of a file directly to an email.

English

Envía correos electrónicos a tus compañeros directamente desde un archivo de Google Docs, Google Sheets o Google Slides.

Ejemplos

  • Haz preguntas sobre un archivo concreto.
  • Participa en una conversación sin las limitaciones de espacio de los comentarios.
  • Adjunta una copia de un archivo a un corre o electrónico.

Español

How do I share content with a group?

Share your content—such as Google Calendar, Sites, Docs, and files stored in Google Drive—with multiple people at once using Google Groups. For example, you could create a group with the email address marketing-team@your_domain.com and add several members. You could then use the group’s email address to share a document with everyone in the group.

Note: If you add someone to your group, that person automatically gains access to content you previously shared with that group. If you remove someone from a group, that person no longer has access to any content you shared with the group.

Examples

  • Share resources and more using a single team email address, instead of multiple individual email addresses.
  • Change access permissions for everyone at once, instead of changing them for each person manually.
  • If someone leaves the team, there’s no need to search for everything you’ve ever shared with them. Just remove that person from the group, so they can’t access any previously shared group content.

English

Comparte tu contenido (por ejemplo, de Google Calendar, Sites, Documentos o archivos almacenados en Google Drive) con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección de correo electrónico equipo-marketing@tu_dominio.com y añadir varios miembros. De este modo, para compartir documentos con todos los usuarios de ese grupo, basta con que los compartas con la dirección del grupo.

Español

How do I share links to PDF versions of my files?

Sometimes people prefer Adobe PDF files because they’re easy to print, download, and open in existing programs.

If you’re working in Google Docs or Google Sheets, there’s no need to convert your files to PDFs every time you want to share them.

Instead, send a link to a PDF version of your file.

Benefits

  • You don’t have to re-share PDFs or update PDF links if you change the source file. The link always goes to the most recent version.
  • Save email storage space and avoid attachment size limits.
  • You don’t need multiple versions of your files, such as PDF and a source file—all the versions are stored in a single file.

English

Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados.

Si estás trabajando en Google Docs o Google Sheets, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.

En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.

Ventajas

  • Si cambias el archivo original, no hace falta volver a compartir los archivos PDF ni actualizar los enlaces que llevan a ellos: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
  • Ahorras espacio y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
  • No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.

Español

How do I check or revert to earlier file versions?

In the past, you might have kept multiple drafts of your files in case you needed to refer or switch to earlier versions. Google Drive keeps all your drafts in one file. You can easily view or restore earlier versions.

Examples

  • View, delete, download, or revert to previous versions any time.
  • Access any version of your file anytime, from any device.
  • Keep your folders clean—there’s no need to keep multiple drafts of your files anymore.

English

Antes, es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.

Ejemplos

  • Consulta, elimina, descarga o cambia a versiones anteriores cuando quieras.
  • Accede a cualquier versión de un archivo en el momento que quieras y desde cualquier dispositivo.
  • Mantén tus carpetas bien organizadas; ya no necesitas aguardar varios borradores de tus archivos.

Español

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