FAQ Group: Google Docs Tips & Tricks

How do I share links to PDF versions of my files?

Post author By Emely Martinez Ramirez
Post date November 24, 2020

Sometimes people prefer Adobe PDF files because they’re easy to print, download, and open in existing programs.

If you’re working in Google Docs or Google Sheets, there’s no need to convert your files to PDFs every time you want to share them.

Instead, send a link to a PDF version of your file.

Benefits

You don’t have to re-share PDFs or update PDF links if you change the source file. The link always goes to the most recent version.
Save email storage space and avoid attachment size limits.
You don’t need multiple versions of your files, such as PDF and a source file—all the versions are stored in a single file.

English

Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados.

Si estás trabajando en Google Docs o Google Sheets, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.

En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.

Ventajas

Si cambias el archivo original, no hace falta volver a compartir los archivos PDF ni actualizar los enlaces que llevan a ellos: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
Ahorras espacio y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.

Español

How do I share “Make a copy” links to my files?

Post author By Emely Martinez Ramirez
Post date November 24, 2020

Want to let people make copies of your Google Docs, Sheets, Slides, or Drawings files with a single click? Just make a simple change in the link you share.

Examples

Create templates for files, such as Docs proposals, Sheets project plans, Slides pitch decks, Drawings flowcharts, and more.
Allow classmates to create personal copies of your files—such as presentations, reports, or designs they like—so they can adjust it for their own purposes.

English

¿Quieres que otras personas puedan hacer copias de tus archivos de Google Docs, Google Sheets, Google Slides o Google Drawings con solo un clic? Bastará con hacer un cambio muy sencillo en el enlace que compartes.

Ejemplos

Crea plantillas para archivos, como, por ejemplo, propuestas de Google Docs, planes de proyecto de Google Sheets, propuestas de Google Slides, flujogramas de Google Drawings, y más.
Permite a tus compañeros crear copias personales de tus archivos, como presentaciones, informes o diseños que les gusten. Después, podrán adaptarlas como más les convenga.

Español

How do I check or revert to earlier file versions?

Post author By Emely Martinez Ramirez
Post date November 24, 2020

In the past, you might have kept multiple drafts of your files in case you needed to refer or switch to earlier versions. Google Drive keeps all your drafts in one file. You can easily view or restore earlier versions.

Examples

View, delete, download, or revert to previous versions any time.
Access any version of your file anytime, from any device.
Keep your folders clean—there’s no need to keep multiple drafts of your files anymore.

English

Antes, es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.

Ejemplos

Consulta, elimina, descarga o cambia a versiones anteriores cuando quieras.
Accede a cualquier versión de un archivo en el momento que quieras y desde cualquier dispositivo.
Mantén tus carpetas bien organizadas; ya no necesitas aguardar varios borradores de tus archivos.

Español

How do I see changes in Drive files & folders?

Post author By Emely Martinez Ramirez
Post date November 24, 2020

If you’re collaborating with several people on a single file, it can be difficult to pinpoint who made certain changes and when. Keep track of changes in shared files by identifying changes and who made them. You can also revert to a previous version.

English

Si trabajas con varias personas en un archivo, puede resultar difícil identificar quién ha hecho determinados cambios y cuándo. Maneja los cambios en los archivos compartidos al identificar los cambios y saber quién los ha realizado. También puedes volver a una versión anterior.

Español

How do I create document templates?

Post author By Emely Martinez Ramirez
Post date November 24, 2020

Creating the same types of files over and over can be time-consuming. Save time with templates in Google Docs, Sheets, Slides, or Forms. You can choose an existing template or create your own.

Examples

Create eye-catching resumes, brochures, or newsletters instantly using Google Docs.
Promote your club by creating branded templates for documents, such as proposals and reports, using any of the Docs editors.
Add signatures to an agreement, flowcharts to a process document, import metrics into a spreadsheet, and more with add-ons.

English

Crear los mismos tipos de archivos una y otra vez puede llevar mucho tiempo. Ahorra tiempo con las plantillas disponibles en Google Docs, Google Sheets, Google Slides o Google Forms. Puedes elegir una plantilla actual o crear una personalizada.

Ejemplos

Crea currículos, folletos o boletines informativos con Google Docs.
Para promocionar tu club, crea plantillas con la marca de tu club y utilízalas en documentos, como propuestas e informes, mediante cualquier editor de Google Docs.
Añade firmas a un contrato o flujograma a un documento de procesos y realiza muchas más operaciones con add-ons(complementos).

Español