How do I restrict sharing options on Drive files?

If you’re sharing a Google Drive file that you own, which has sensitive content, you can stop people from re-sharing, downloading, printing, or copying the file or changing access permissions.

English

Si vas a compartir un archivo de Google Drive que te pertenece y que tiene contenido sensible, puedes impedir que otras personas lo compartan, descarguen, impriman o copien, o cambien los permisos de acceso.

Español

How do I mark a shared file as final?

When you finish making changes to a shared file, you can make it view only and mark it final. Previous collaborators and anyone new you share the file with will be able to view it, but they won’t be able to see the revision history, add comments, or make changes.

English

Cuando termines de hacer cambios en un archivo compartido, puedes hacer que sea de solo lectura y marcarlo como definitivo. Los compañeros que hayan trabajado en él y cualquier usuario nuevo con quien compartas el archivo podrá verlo, pero no podrán ver el historial de revisiones, añadir comentarios ni hacer cambios.

Español

How do I email collaborators?

Email collaborators right from a Google Docs, Sheets, or Slides file. If you’re working on a shared drive file, you can email all members of the shared drive at once.

Examples

  • Ask questions about a file.
  • Follow up on a conversation that’s too long for comments.
  • Add a copy of a file directly to an email.

English

Envía correos electrónicos a tus compañeros directamente desde un archivo de Google Docs, Google Sheets o Google Slides.

Ejemplos

  • Haz preguntas sobre un archivo concreto.
  • Participa en una conversación sin las limitaciones de espacio de los comentarios.
  • Adjunta una copia de un archivo a un corre o electrónico.

Español

How do I share content with a group?

Share your content—such as Google Calendar, Sites, Docs, and files stored in Google Drive—with multiple people at once using Google Groups. For example, you could create a group with the email address marketing-team@your_domain.com and add several members. You could then use the group’s email address to share a document with everyone in the group.

Note: If you add someone to your group, that person automatically gains access to content you previously shared with that group. If you remove someone from a group, that person no longer has access to any content you shared with the group.

Examples

  • Share resources and more using a single team email address, instead of multiple individual email addresses.
  • Change access permissions for everyone at once, instead of changing them for each person manually.
  • If someone leaves the team, there’s no need to search for everything you’ve ever shared with them. Just remove that person from the group, so they can’t access any previously shared group content.

English

Comparte tu contenido (por ejemplo, de Google Calendar, Sites, Documentos o archivos almacenados en Google Drive) con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección de correo electrónico equipo-marketing@tu_dominio.com y añadir varios miembros. De este modo, para compartir documentos con todos los usuarios de ese grupo, basta con que los compartas con la dirección del grupo.

Español

How do I present during a video meeting?

You can present your entire screen or a specific window in a meeting to share documents, presentations, spreadsheets, and more.

English

Durante una reunión, puedes mostrar la pantalla completa o solo una ventana determinada para enseñar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, y más.

Español

How do I create automatic outlines in Docs?

Navigating long documents can be time-consuming and difficult. Google Docs automatically outlines your document so you can jump between sections. You can then edit the outline as necessary.

English

Navegar documentos largos puede ser difícil y llevar mucho tiempo. En Google Docs puedes crear esquemas de tus documentos automáticamente para saltar de una sección a otra. También puedes modificar los esquemas a tu gusto.

Español

How do I add flowcharts and diagrams to files?

Flowcharts and diagrams make difficult concepts easy to understand. Create them right in your browser with Google Drawings, no software needed.

Examples

  • Map a summary of your brainstorming ideas
  • Add visual representations of concepts to your reports and presentations
  • Create an organization chart in Google Sites

English

Los flujogramas y diagramas permiten explicar los conceptos difíciles de forma muy sencilla. Puedes crearlos directamente en el navegador con Google Drawings; no necesitas ningún software adicional.

Ejemplos

  • Resume los puntos tratados en una sesión de intercambio de ideas
  • Añade representaciones visuales de los conceptos a informes y presentaciones
  • Crea diagramas para añadirlos a tus Google Sites

Español

How do I add and edit images?

You don’t have to switch to another application or own additional software to create great images for your documents and presentations. Crop, recolor, and more right in Google Docs and Google Slides. Or, get suggestions for relevant images based on your content, and add them to your document or presentation.

English

Para crear imágenes que podrás utilizar en tus documentos y presentaciones no necesitas cambiar a otra aplicación o disponer de software adicional. Puedes recortar las imágenes, cambiar sus colores y editarlas de muchas formas más directamente desde Google Docs y Google Slides. También puedes recibir sugerencias de imágenes adecuadas a tu contenido, que después podrás añadir a tu documento o presentación.

Español

How do I use shortcuts to create new files?

Constantly creating new files in Google Docs, Sheets, Slides, and Forms? Skip the multiple clicks and use a shortcut URL instead.

English

¿Creas Google Docs, Google Sheets, Google Slides y Forms con mucha frecuencia? En lugar de hacer varios clics, utiliza un URL corta para agilizar el proceso.

Español

How do I share links to PDF versions of my files?

Sometimes people prefer Adobe PDF files because they’re easy to print, download, and open in existing programs.

If you’re working in Google Docs or Google Sheets, there’s no need to convert your files to PDFs every time you want to share them.

Instead, send a link to a PDF version of your file.

Benefits

  • You don’t have to re-share PDFs or update PDF links if you change the source file. The link always goes to the most recent version.
  • Save email storage space and avoid attachment size limits.
  • You don’t need multiple versions of your files, such as PDF and a source file—all the versions are stored in a single file.

English

Algunas personas prefieren los archivos de Adobe PDF porque les resulta más fácil imprimirlos, descargarlos y abrirlos con los programas que ya tienen instalados.

Si estás trabajando en Google Docs o Google Sheets, no necesitarás convertir los archivos en documentos PDF cuando quieras compartirlos.

En su lugar, envía un enlace a una versión PDF de tu archivo.

Ventajas

  • Si cambias el archivo original, no hace falta volver a compartir los archivos PDF ni actualizar los enlaces que llevan a ellos: el enlace siempre llevará a la versión más reciente.
  • Ahorras espacio y no tienes que preocuparte por los límites del tamaño de los archivos adjuntos.
  • No necesitas tener varias versiones de tus archivos (por ejemplo, un PDF y un archivo original): todas las versiones se guardan en un único archivo.

Español